KSeF dla JDG krok po kroku
Co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest centralnym systemem administracji skarbowej do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Na tej stronie znajdziesz uporządkowane informacje dotyczące tematu: KSeF dla JDG krok po kroku. Opis koncentruje się na aktualnych przepisach oraz komunikatach Ministerstwa Finansów.
Instrukcja krok po kroku
1. Sprawdź termin obowiązku KSeF
Jako JDG będący czynnym podatnikiem VAT musisz korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Mikrofirmy z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie mają termin do 1 stycznia 2027 r. Od 1 lutego 2026 r. musisz być gotowy na odbieranie faktur przez KSeF.
2. Załóż Profil Zaufany
Jeśli jeszcze nie masz Profilu Zaufanego, załóż go przez bank lub ePUAP. Profil Zaufany jest najprostszą metodą logowania do KSeF dla osób fizycznych prowadzących JDG.
3. Zaloguj się do KSeF po raz pierwszy
Wejdź na ksef.podatki.gov.pl, wybierz Aplikację Podatnika KSeF i zaloguj się Profilem Zaufanym. Jako właściciel JDG automatycznie masz pełne uprawnienia (rola Owner) do swojego NIP.
4. Wybierz sposób wystawiania faktur
Masz trzy opcje: bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF (ręczne wystawianie), program księgowy zintegrowany z KSeF (automatyzacja), aplikacja e-mikrofirma (dla uproszczonych faktur). Wybierz rozwiązanie dopasowane do liczby faktur.
5. Nadaj uprawnienia (opcjonalnie)
Jeśli korzystasz z biura rachunkowego lub zatrudniasz księgową, nadaj im uprawnienia do wystawiania faktur. Wejdź w zarządzanie uprawnieniami i dodaj osobę/podmiot z uprawnieniami InvoiceRead i InvoiceWrite.
6. Przetestuj wystawianie faktur
Zanim nadejdzie obowiązek, przetestuj wystawianie faktur w środowisku testowym lub wystaw pierwszą fakturę w systemie produkcyjnym (dobrowolnie). Upewnij się, że rozumiesz proces.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Nie wiem, czy muszę korzystać z KSeF jako JDG
Tak, jeśli prowadzisz JDG i jesteś podatnikiem VAT (czynnym lub zwolnionym), musisz korzystać z KSeF. Termin: 1 kwietnia 2026 r. dla większości, 1 stycznia 2027 r. dla mikrofirm z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie.
Nie mam komputera ani smartfona z internetem
Mikrofirmy wykluczone cyfrowo mają przedłużony termin do 1 stycznia 2027 r. Możesz też zlecić obsługę faktur biuru rachunkowemu, które będzie wystawiać faktury w KSeF w Twoim imieniu.
Czy muszę płacić za program do KSeF?
Nie, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikację Podatnika KSeF (portal webowy), aplikację e-mikrofirma (dla uproszczonych faktur), aplikację mobilną KSeF. Dla większości JDG to wystarczy.
Terminy dla JDG
Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla JDG będących czynnymi podatnikami VAT. Od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla mikrofirm z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie. Od 1 lutego 2026 r. – wszyscy muszą być gotowi na odbieranie faktur przez KSeF.
Bezpłatne narzędzia MF
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikacja Podatnika KSeF – pełnofunkcyjny portal webowy do wystawiania i odbierania faktur; e-mikrofirma – uproszczona aplikacja dla małych firm; Aplikacja Mobilna KSeF – podstawowe funkcje na smartfonie. Dla większości JDG te narzędzia wystarczą.
Logowanie i uprawnienia JDG
Właściciel JDG loguje się Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Jako jedyny właściciel automatycznie ma pełne uprawnienia (rola Owner). Może nadawać uprawnienia innym osobom – np. księgowej lub biuru rachunkowemu – przez Aplikację Podatnika lub formularz ZAW-FA.
Koszty wdrożenia dla JDG
Dla JDG koszty mogą być minimalne: bezpłatne narzędzia MF wystarczą do podstawowej obsługi. Ewentualne koszty to: aktualizacja programu księgowego (jeśli już używasz), szkolenie (webinaria MF są bezpłatne), czas na naukę nowego systemu.
FAQ
Czy JDG krok po kroku może korzystać z KSeF bez biura rachunkowego?
Tak, jednoosobowa działalność gospodarcza może samodzielnie korzystać z KSeF. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne aplikacje (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma), które umożliwiają wystawianie faktur.
Jak JDG zaloguje się do KSeF?
Właściciel JDG loguje się do KSeF profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Po zalogowaniu może wystawiać faktury, nadawać uprawnienia innym osobom (np. księgowej) oraz generować tokeny do programów księgowych.
Od kiedy JDG musi korzystać z KSeF?
Jednoosobowe działalności gospodarcze będące czynnymi podatnikami VAT muszą korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Mikrofirmy wykluczone cyfrowo mają czas do 1 stycznia 2027 r.
Jakie koszty poniesie JDG przy wdrożeniu KSeF?
Dla JDG koszty mogą być minimalne – bezpłatne narzędzia MF wystarczą do podstawowej obsługi. Koszt uaktualnienia programu księgowego lub szkolenia to zwykle 500-2000 zł jednorazowo.