XSD - co to jest? Definicja pojęcia KSeF
Co to jest XSD?
XSD (XML Schema Definition) to plik definiujący strukturę i reguły dla dokumentów XML. Można to porównać do szablonu lub formularza - XSD określa, jakie pola muszą być w dokumencie XML, jakie są obowiązkowe, jakie opcjonalne, i w jakim formacie.
W kontekście KSeF, schematy XSD definiują strukturę faktur ustrukturyzowanych. Obecnie używane są dwie wersje schematów: FA(2) - obowiązuje do 31 stycznia 2026 roku, oraz FA(3) - obowiązuje od 1 lutego 2026 roku dla wszystkich faktur.
Każda faktura XML wysłana do KSeF musi być zgodna z odpowiednim schematem XSD. System automatycznie sprawdza (waliduje) fakturę - jeśli nie jest zgodna ze schematem, faktura zostanie odrzucona z komunikatem błędu.
Wersje schematów FA(2) i FA(3)
FA(2) (Faktura ustrukturyzowana wersja 2) - obowiązuje do 31 stycznia 2026 roku, jest używana dla faktur wystawianych przed wprowadzeniem nowej wersji. FA(3) (Faktura ustrukturyzowana wersja 3) - obowiązuje od 1 lutego 2026 roku dla wszystkich nowych faktur, wprowadza dodatkowe pola i usprawnienia, jest bardziej szczegółowa niż FA(2). Od 1 lutego 2026 wszystkie nowe faktury muszą być wystawione w strukturze FA(3), nawet jeśli korygują faktury wystawione wcześniej w FA(2).
Walidacja faktur
Gdy wysyłasz fakturę do KSeF, system automatycznie sprawdza (waliduje) ją pod kątem zgodności ze schematem XSD. Walidacja sprawdza: czy wszystkie pola obowiązkowe są wypełnione, czy pola mają poprawny format (np. NIP ma 10 cyfr, data jest w poprawnym formacie), czy wartości są poprawne (np. stawka VAT jest jedną z dozwolonych wartości), czy struktura XML jest zgodna ze schematem. Jeśli faktura nie przejdzie walidacji, zostanie odrzucona z komunikatem błędu wskazującym, co należy poprawić.
Dlaczego schematy się zmieniają?
Schematy XSD są aktualizowane, aby: dodać nowe pola wymagane przez przepisy (np. nowe informacje na fakturze), poprawić błędy w poprzednich wersjach, usprawnić strukturę (lepsza organizacja danych), dostosować się do zmian w przepisach podatkowych. Przejście z FA(2) na FA(3) jest planowane i ogłoszone z wyprzedzeniem, więc masz czas na przygotowanie się.
FAQ
Jaka wersja schematu obowiązuje teraz?
Do 31 stycznia 2026 roku możesz używać schematu FA(2). Od 1 lutego 2026 roku wszystkie nowe faktury muszą być wystawione w strukturze FA(3). Jeśli masz program księgowy zintegrowany z KSeF, producent powinien zapewnić aktualizację do FA(3) przed tym terminem.
Co się stanie, jeśli wyślę fakturę w złej wersji schematu?
KSeF odrzuci fakturę z komunikatem błędu walidacji. Będziesz musiał poprawić fakturę i wysłać ją ponownie w poprawnej wersji schematu. Programy księgowe zintegrowane z KSeF automatycznie używają właściwej wersji schematu, więc nie musisz się tym martwić.
Czy mogę sprawdzić, czy moja faktura jest zgodna ze schematem?
Tak, możesz użyć narzędzi do walidacji XML przed wysłaniem faktury do KSeF. Większość programów księgowych zintegrowanych z KSeF automatycznie sprawdza zgodność ze schematem przed wysłaniem. Możesz też przetestować fakturę w środowisku testowym KSeF.
Czy muszę rozumieć XSD, żeby korzystać z KSeF?
Nie, jeśli korzystasz z Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego zintegrowanego z KSeF, nie musisz znać szczegółów schematów XSD - program automatycznie używa właściwej wersji i zapewnia poprawną strukturę. Wiedza o XSD jest potrzebna tylko programistom integrującym systemy z KSeF API.