KSeF błędy walidacji faktury
Co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest centralnym systemem administracji skarbowej do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Na tej stronie znajdziesz uporządkowane informacje dotyczące tematu: KSeF błędy walidacji faktury. Opis koncentruje się na aktualnych przepisach oraz komunikatach Ministerstwa Finansów.
Instrukcja krok po kroku
1. Przeczytaj komunikat błędu
Gdy faktura zostanie odrzucona, system zwraca szczegółowy komunikat wskazujący pole i przyczynę błędu. Zanotuj treść komunikatu – jest kluczowa do naprawy problemu.
2. Zidentyfikuj typ błędu
Błędy walidacji dzielą się na: strukturalne (niezgodność ze schematem XSD), formatowe (nieprawidłowy format pola – data, NIP, kwota), brakujące pola obowiązkowe, błędne wartości enumeracji.
3. Zweryfikuj schemat XSD
Upewnij się, że używasz aktualnego schematu: FA(2) do 31 stycznia 2026 r., FA(3) od 1 lutego 2026 r. Pobierz oficjalny schemat XSD ze strony Ministerstwa Finansów i użyj walidatora XML.
4. Popraw błędne dane
Napraw wskazane pola zgodnie z komunikatem błędu. Typowe poprawki: usunięcie znaków specjalnych z NIP, poprawienie formatu daty (YYYY-MM-DD), uzupełnienie brakujących pól obowiązkowych.
5. Przetestuj przed wysłaniem
Przed ponowną wysyłką zwaliduj fakturę lokalnie walidatorem XML lub w środowisku testowym KSeF. Dopiero po pomyślnej walidacji wyślij na produkcję.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Faktura została odrzucona z błędem walidacji XSD
Sprawdź, czy używasz aktualnego schematu (FA2 do 31.01.2026, FA3 od 01.02.2026). Upewnij się, że wszystkie wymagane pola są wypełnione i mają prawidłowy format. Użyj walidatora XML przed wysłaniem.
Błąd walidacji: nieprawidłowy format NIP
NIP musi być podany bez myślników i spacji, jako ciąg 10 cyfr. Sprawdź, czy NIP nie zawiera znaków specjalnych ani spacji. Dla podmiotów zagranicznych użyj odpowiedniego identyfikatora.
Faktura przeszła walidację, ale zawiera błędy merytoryczne
KSeF nie weryfikuje błędów merytorycznych (np. błędne kwoty, opis). Musisz wystawić fakturę korygującą. W KSeF fakturę korygującą wystawia zawsze sprzedawca, noty korygujące nie są dostępne.
Najczęstsze błędy walidacji XSD
| Typ błędu | Opis | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Element not expected | Nieoczekiwany element w strukturze | Sprawdź kolejność elementów w schemacie |
| Missing required element | Brak wymaganego pola | Uzupełnij brakujące pole obowiązkowe |
| Invalid value | Nieprawidłowa wartość | Popraw format danych (NIP, data, kwota) |
Błędy formatowania pól
NIP: 10 cyfr bez myślników i spacji. Data: format YYYY-MM-DD. Kwoty: separator dziesiętny to kropka, max 2 miejsca po przecinku. Kody waluty: 3-znakowe ISO (PLN, EUR). Sprawdź każde pole pod kątem zgodności z wymaganiami schematu.
Walidacja lokalna przed wysyłką
Zalecane jest walidowanie faktur lokalnie przed wysłaniem do KSeF. Użyj: walidatora XML z oficjalnym schematem XSD, wbudowanej walidacji w programie księgowym, środowiska testowego KSeF dla pełnej weryfikacji. Zmniejsza to liczbę odrzuceń.
Błędy merytoryczne vs strukturalne
KSeF waliduje tylko strukturę XML (zgodność ze schematem). Błędy merytoryczne (np. błędna kwota, zły odbiorca) nie są wykrywane przez walidację. Po przyjęciu faktury z błędem merytorycznym konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
FAQ
Jakie są najczęstsze błędy walidacji w KSeF?
Najczęstsze błędy to: brak wymaganych pól obowiązkowych, błędna struktura XML niezgodna ze schematem XSD, nieprawidłowy format dat oraz błędy w polach identyfikacyjnych (NIP, PESEL).
Jak sprawdzić poprawność faktury przed wysłaniem do KSeF?
Użyj walidatora XML zgodnego ze schematem XSD struktury FA(2) lub FA(3). Wiele programów księgowych oferuje wbudowaną walidację przed wysłaniem. Możesz też przetestować fakturę w środowisku testowym KSeF.
Co oznacza błąd walidacji XSD?
Błąd walidacji XSD oznacza, że struktura pliku XML nie jest zgodna z wymaganym schematem. Sprawdź, czy używasz aktualnego schematu (FA2 lub FA3) i czy wszystkie wymagane elementy są poprawnie sformatowane.
Czy KSeF waliduje treść merytoryczną faktury?
Nie, KSeF nie weryfikuje błędów merytorycznych (np. błędne kwoty, opis towaru). Jeśli wystawiono fakturę z błędami merytorycznymi, konieczne jest wystawienie faktury korygującej zgodnie z przepisami VAT.