Offline24 - co to jest? Definicja pojęcia KSeF
Co to jest Offline24?
Offline24 to tryb wystawiania faktur w KSeF, który pozwala na wystawienie faktury bez dostępu do internetu. Tryb ten jest przeznaczony dla sytuacji, gdy: nie ma dostępu do internetu (np. w terenie, w miejscu bez zasięgu), system KSeF jest czasowo niedostępny, występują problemy techniczne z połączeniem.
Faktury wystawione w trybie offline24: są wystawiane lokalnie (bez połączenia z KSeF), otrzymują tymczasowy identyfikator, muszą zawierać dwa kody QR (OFFLINE i CERTYFIKAT) na wizualizacji, muszą być przesłane do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu.
Tryb offline24 jest szczególnie przydatny dla: firm pracujących w terenie (bez stałego dostępu do internetu), sytuacji awaryjnych (gdy system KSeF jest niedostępny), miejsc bez zasięgu sieciowego.
Jak działa tryb Offline24?
Proces wystawiania faktury w trybie offline24: 1) Otwórz aplikację do wystawiania faktur offline (wymaga certyfikatu KSeF), 2) Wystaw fakturę lokalnie (bez połączenia z KSeF), 3) System generuje dwa kody QR: OFFLINE (identyfikator faktury offline) i CERTYFIKAT (potwierdzenie wystawienia), 4) Wydrukuj fakturę z kodami QR lub wyślij w formie elektronicznej, 5) Najpóźniej następnego dnia roboczego prześlij fakturę do KSeF (gdy masz dostęp do internetu), 6) KSeF nadaje fakturze numer KSeF i przechowuje ją w systemie. Ważne: faktura offline24 nie jest ważna podatkowo, dopóki nie zostanie przesłana do KSeF i nie otrzyma numeru KSeF.
Wymagania dla trybu Offline24
Aby używać trybu offline24, potrzebujesz: certyfikatu KSeF (specjalnego certyfikatu wydawanego przez Ministerstwo Finansów dla trybu offline), aplikacji obsługującej tryb offline (np. Aplikacja Podatnika KSeF w trybie offline lub program księgowy z obsługą offline), dostępu do internetu najpóźniej następnego dnia roboczego (aby przesłać fakturę do KSeF). Certyfikat KSeF jest inny niż certyfikat kwalifikowany - jest wydawany specjalnie dla trybu offline i można go uzyskać przez MCU (Moduł Certyfikatów Użytkownika).
Offline24 vs tryb awaryjny
Offline24: używany, gdy nie ma dostępu do internetu, faktura musi być przesłana najpóźniej następnego dnia roboczego, wymaga certyfikatu KSeF, wymaga dwóch kodów QR (OFFLINE i CERTYFIKAT). Tryb awaryjny: używany, gdy system KSeF jest niedostępny (awaria systemu), faktura musi być przesłana w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii, może być używany bez certyfikatu KSeF (w niektórych przypadkach), wymaga potwierdzenia awarii systemu. Oba tryby pozwalają na wystawienie faktury bez natychmiastowego połączenia z KSeF, ale mają różne terminy i wymagania.
FAQ
Kiedy mogę użyć trybu Offline24?
Tryb offline24 możesz użyć, gdy: nie masz dostępu do internetu (np. w terenie, w miejscu bez zasięgu), system KSeF jest czasowo niedostępny, występują problemy techniczne z połączeniem. Ważne: tryb offline24 nie może być używany jako stałe rozwiązanie - jest przeznaczony tylko dla sytuacji awaryjnych lub gdy nie ma możliwości połączenia z internetem.
Jak długo mam czas na przesłanie faktury offline24?
Faktura wystawiona w trybie offline24 musi być przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu. Jeśli wystawisz fakturę w piątek, musisz przesłać ją do poniedziałku (jeśli poniedziałek jest dniem roboczym). Jeśli nie przesłiesz faktury w terminie, może to spowodować problemy podatkowe.
Czy potrzebuję certyfikatu KSeF do trybu offline24?
Tak, do trybu offline24 potrzebujesz certyfikatu KSeF (specjalnego certyfikatu wydawanego przez Ministerstwo Finansów dla trybu offline). Certyfikat KSeF jest inny niż certyfikat kwalifikowany - możesz go uzyskać przez MCU (Moduł Certyfikatów Użytkownika) w KSeF. Certyfikat KSeF jest bezpłatny i wydawany specjalnie dla trybu offline.
Co się stanie, jeśli nie prześlę faktury offline24 w terminie?
Jeśli nie prześlesz faktury offline24 do KSeF w terminie (najpóźniej następnego dnia roboczego), faktura nie będzie ważna podatkowo. Oznacza to, że: nie będziesz mógł odliczyć VAT, możesz mieć problemy z urzędem skarbowym, nabywca nie będzie mógł odliczyć VAT. Ważne jest, aby przesłać fakturę offline24 do KSeF tak szybko, jak tylko masz dostęp do internetu.