KSeF tryb offline i awaria u podatnika
Jak działa tryb offline24?
Tryb offline24 to rozwiązanie dla sytuacji, gdy wystawienie i przesłanie faktury do KSeF w czasie rzeczywistym nie jest możliwe – np. brak internetu, awaria sieci lub problemy techniczne po stronie podatnika.
W trybie offline24 wystawiasz fakturę elektronicznie w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3). Faktura musi być przesłana do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.
Do wystawiania faktur w trybie offline wymagany jest certyfikat KSeF (typu 2), który można uzyskać od listopada 2025 r. Certyfikat służy do generowania kodu QR z oznaczeniem ‘CERTYFIKAT’.
Faktura offline musi zawierać dwa kody QR: OFFLINE (do weryfikacji dokumentu w systemie) oraz CERTYFIKAT (potwierdzający tożsamość wystawcy). Kody są generowane automatycznie przez oprogramowanie.
Tryb offline24 jest dobrowolny i elastyczny – można go stosować codziennie, gdy nie ma warunków do pracy online. Nie wymaga zgłaszania awarii do Ministerstwa Finansów.
Instrukcja krok po kroku
1. Upewnij się, że masz certyfikat KSeF
Do wystawiania faktur offline potrzebujesz certyfikatu KSeF (typu 2). Możesz go uzyskać od listopada 2025 r. przez e-Urząd Skarbowy. Certyfikat jest niezbędny do generowania kodu QR CERTYFIKAT.
2. Wystaw fakturę w formacie XML
Przygotuj fakturę elektroniczną zgodną ze strukturą logiczną FA(3). Faktura musi zawierać wszystkie pola obowiązkowe i poprawną datę wystawienia (pole P_1).
3. Wygeneruj kody QR
Oprogramowanie automatycznie wygeneruje dwa kody QR: OFFLINE (do weryfikacji w KSeF) oraz CERTYFIKAT (potwierdzający tożsamość wystawcy za pomocą certyfikatu KSeF).
4. Przekaż fakturę nabywcy
Udostępnij fakturę nabywcy poza KSeF – np. przez e-mail, PDF lub wydruk. Dla nabywców krajowych czynnych podatników VAT faktura będzie dostępna w KSeF po jej przesłaniu.
5. Prześlij fakturę do KSeF
Prześlij fakturę do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. System nada fakturze numer KSeF i stanie się ona pełnoprawną e-fakturą.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Nie mam certyfikatu KSeF – czy mogę wystawić fakturę offline?
Nie, do wystawiania faktur w trybie offline24 wymagany jest certyfikat KSeF (typu 2). Uzyskaj certyfikat przez e-Urząd Skarbowy przed rozpoczęciem korzystania z trybu offline.
Zapomniałem przesłać fakturę w następnym dniu roboczym
Prześlij fakturę jak najszybciej. Od 2027 r. naruszenie terminów może skutkować sankcjami. Do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy bez kar za błędy techniczne.
Nabywca nie widzi mojej faktury w KSeF
Faktura pojawi się w KSeF dopiero po jej przesłaniu. Jeśli jeszcze nie przesłałeś faktury, nabywca może ją odebrać tylko poza KSeF (np. e-mailem).
Różnica między offline24 a trybem awaryjnym
Tryb offline24 stosowany jest przy problemach po stronie podatnika (np. brak internetu). Tryb awaryjny ogłaszany jest przez Ministerstwo Finansów w przypadku awarii samego systemu KSeF. W trybie awaryjnym termin na przesłanie faktury wynosi 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Wymagania dotyczące certyfikatu KSeF
Certyfikat KSeF (typu 2) można uzyskać od listopada 2025 r. przez e-Urząd Skarbowy. Jest niezbędny do generowania kodu QR CERTYFIKAT na fakturach offline. Certyfikat identyfikuje wystawcę faktury i potwierdza autentyczność dokumentu.
FAQ
Jak długo mam na przesłanie faktury offline do KSeF?
Fakturę należy przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. W przypadku awarii KSeF ogłoszonej przez MF – 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Czy muszę informować MF o korzystaniu z trybu offline?
Nie, tryb offline24 nie wymaga zgłaszania do Ministerstwa Finansów. Jest to rozwiązanie na problemy techniczne po stronie podatnika.
Jak nabywca weryfikuje fakturę offline?
Nabywca może zweryfikować fakturę offline za pomocą kodu QR OFFLINE – skanując go, uzyska dostęp do danych faktury w systemie KSeF po jej przesłaniu.