B2B - co to jest? Definicja pojęcia KSeF
Co to jest B2B?
B2B (Business to Business) to skrót oznaczający transakcje handlowe między przedsiębiorcami (firmami). Przykłady transakcji B2B: sprzedaż towarów od jednej firmy do drugiej, świadczenie usług między firmami, dostawy materiałów i surowców między przedsiębiorcami.
W kontekście KSeF, faktury B2B (wystawiane między przedsiębiorcami) muszą być wystawiane przez Krajowy System e-Faktur. Oznacza to, że od momentu wejścia obowiązku KSeF (od 1 lutego 2026 dla dużych firm, od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych), faktury między firmami nie mogą być wystawiane tradycyjnie (papierowo lub w PDF) - muszą przejść przez KSeF.
Faktury B2C (Business to Consumer - między przedsiębiorcą a konsumentem) nie muszą być wystawiane przez KSeF - mogą być wystawiane tradycyjnie (papierowo lub w PDF).
B2B w KSeF
W KSeF faktury B2B muszą być: wystawiane przez system KSeF (nie można wystawiać faktur papierowych lub PDF między firmami), przechowywane w systemie przez 10 lat, dostępne dla nabywcy w systemie KSeF. Wyjątki od obowiązku KSeF dla B2B: tryb offline24 (gdy nie ma dostępu do internetu - faktura musi być przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego), tryb awaryjny (gdy system KSeF jest niedostępny - faktura musi być przesłana w ciągu 7 dni od zakończenia awarii).
B2B vs B2C
B2B (Business to Business): transakcje między przedsiębiorcami, faktury MUSZĄ być wystawiane przez KSeF (od momentu wejścia obowiązku), nabywca ma dostęp do faktury w KSeF, faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat. B2C (Business to Consumer): transakcje między przedsiębiorcą a konsumentem, faktury NIE MUSZĄ być wystawiane przez KSeF (można używać faktur papierowych lub PDF), konsument nie ma dostępu do KSeF, faktury mogą być wystawiane tradycyjnie. Ważne: jeśli konsument poprosi o fakturę ustrukturyzowaną, możesz ją wystawić przez KSeF, ale nie jest to obowiązkowe.
Jak rozpoznać transakcję B2B?
Transakcja jest B2B, jeśli: nabywca jest przedsiębiorcą (ma NIP, prowadzi działalność gospodarczą), nabywca nie jest konsumentem końcowym (nie kupuje dla własnych potrzeb osobistych), faktura jest wystawiana na firmę, nie na osobę prywatną. Jeśli masz wątpliwości, sprawdź NIP nabywcy - jeśli nabywca ma NIP i prowadzi działalność gospodarczą, to jest transakcja B2B i faktura musi być wystawiona przez KSeF (od momentu wejścia obowiązku).
FAQ
Czy wszystkie faktury B2B muszą być w KSeF?
Tak, od momentu wejścia obowiązku KSeF (1 lutego 2026 dla dużych firm, 1 kwietnia 2026 dla pozostałych) wszystkie faktury B2B muszą być wystawiane przez KSeF. Wyjątkiem są tylko sytuacje awaryjne (tryb offline24 lub awaryjny), ale nawet wtedy faktura musi być przesłana do KSeF w określonym terminie.
Co się stanie, jeśli wystawię fakturę B2B poza KSeF?
Jeśli wystawisz fakturę B2B poza KSeF (np. papierową lub PDF) po wejściu obowiązku, faktura nie będzie ważna podatkowo. Oznacza to, że: nie będziesz mógł odliczyć VAT, możesz mieć problemy z urzędem skarbowym, nabywca nie będzie mógł odliczyć VAT. Ważne jest, aby przed wejściem obowiązku przygotować się do korzystania z KSeF.
Czy faktury B2C też muszą być w KSeF?
Nie, faktury B2C (między przedsiębiorcą a konsumentem) nie muszą być wystawiane przez KSeF. Możesz wystawiać je tradycyjnie (papierowo lub w PDF). Jeśli jednak konsument poprosi o fakturę ustrukturyzowaną, możesz ją wystawić przez KSeF, ale nie jest to obowiązkowe.
Jak sprawdzić, czy transakcja jest B2B czy B2C?
Aby sprawdzić, czy transakcja jest B2B: sprawdź, czy nabywca ma NIP i prowadzi działalność gospodarczą (możesz użyć wyszukiwarki podatników na stronie Ministerstwa Finansów), sprawdź, czy nabywca nie jest konsumentem końcowym (czy kupuje dla firmy, czy dla siebie). Jeśli nabywca jest przedsiębiorcą i kupuje dla firmy, to jest transakcja B2B i faktura musi być w KSeF.