KSeF od kiedy obowiązkowy
Terminy wdrożenia KSeF
Ustawa o obowiązkowym KSeF została podpisana przez Prezydenta 27 sierpnia 2025 roku. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wchodzi w życie etapowo w 2026 roku.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek dotyczy największych przedsiębiorców – firm, których wartość sprzedaży brutto za 2024 rok przekroczyła 200 mln zł. Dotyczy to około 5 tysięcy największych firm w Polsce.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmuje wszystkich pozostałych podatników VAT: jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki, mikroprzedsiębiorców oraz podatników zwolnionych z VAT.
Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmuje również najmniejsze podmioty – mikrofirmy z miesięcznymi obrotami do 10 tys. zł, które wcześniej mogły korzystać ze zwolnienia.
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy – także mikrofirmy – muszą być przygotowani na odbieranie faktur przez KSeF, nawet jeśli jeszcze nie mają obowiązku ich wystawiania.
Instrukcja krok po kroku
1. Sprawdź kategorię obrotów Twojej firmy
Ustal, do której kategorii należy Twoja firma: duże przedsiębiorstwo (obroty >200 mln zł brutto w 2024 r.) – obowiązek od 1 lutego 2026 r.; pozostali podatnicy VAT – obowiązek od 1 kwietnia 2026 r.; mikrofirmy (<10 tys. zł miesięcznie) – obowiązek od 1 stycznia 2027 r.
2. Zweryfikuj status VAT
Sprawdź, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT czy korzystasz ze zwolnienia. Obowiązek KSeF dotyczy obu kategorii przy fakturach B2B. Faktury dla konsumentów (B2C) można wystawiać poza KSeF.
3. Przygotuj się na odbieranie faktur
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy muszą być gotowi na odbieranie faktur przez KSeF, nawet jeśli jeszcze nie mają obowiązku ich wystawiania. Skonfiguruj dostęp do systemu.
4. Zaplanuj wdrożenie oprogramowania
Sprawdź, czy Twój program księgowy obsługuje KSeF. Jeśli nie, zaplanuj aktualizację lub zmianę oprogramowania z odpowiednim wyprzedzeniem przed datą obowiązku.
5. Przeszkol pracowników
Zorganizuj szkolenia dla osób odpowiedzialnych za fakturowanie. Ministerstwo Finansów prowadzi bezpłatne webinaria Środy z KSeF. Przetestuj procesy w środowisku testowym.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Nie wiem, od kiedy moja firma musi korzystać z KSeF
Sprawdź obroty brutto z 2024 r. Jeśli przekroczyły 200 mln zł – obowiązek od 1 lutego 2026 r. W przeciwnym razie – od 1 kwietnia 2026 r. Mikrofirmy z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie mają termin do 1 stycznia 2027 r.
Czy muszę odbierać faktury przez KSeF przed datą mojego obowiązku?
Tak, od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy muszą być przygotowani na odbieranie faktur przez KSeF, nawet jeśli nie mają jeszcze obowiązku ich wystawiania.
Co jeśli nie zdążę wdrożyć KSeF na czas?
Do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy bez kar za błędy techniczne. Od 2027 r. będą już stosowane sankcje za niewłaściwe korzystanie z KSeF.
Harmonogram wdrożenia KSeF
1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych firm (obroty >200 mln zł w 2024 r.). 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla wszystkich pozostałych podatników VAT. 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla mikrofirm z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie. Do końca 2026 r. – okres przejściowy bez kar za błędy techniczne.
Kto jest zwolniony z KSeF?
Do końca 2026 r. zwolnione są mikrofirmy z miesięcznymi obrotami do 10 tys. zł. Trwale wyłączone są m.in. faktury za bilety jednorazowe, usługi autostradowe, niektóre transakcje międzynarodowe oraz faktury VAT RR dla rolników ryczałtowych (dobrowolne).
Jak się przygotować?
Sprawdź swoje systemy księgowe pod kątem integracji z KSeF. Od listopada 2025 r. możesz ubiegać się o certyfikat KSeF. Przetestuj działanie systemu na środowisku testowym API KSeF 2.0 dostępnym pod adresem ksef-test.mf.gov.pl.
FAQ
Czy mała firma musi korzystać z KSeF od 2026?
Tak, od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dotyczy wszystkich podatników VAT, w tym małych firm i JDG. Mikrofirmy z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie mają zwolnienie do końca 2026 r.
Co jeśli nie zdążę wdrożyć KSeF na czas?
Do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy – nie będą nakładane kary za błędy techniczne związane z wdrożeniem KSeF. Od 2027 r. sankcje będą już stosowane.
Czy podatnicy zwolnieni z VAT muszą korzystać z KSeF?
Tak, od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dotyczy również podatników zwolnionych z VAT przy fakturach B2B. Faktury dla konsumentów można wystawiać poza KSeF.