KSeF faktura dla kontrahenta zagranicznego
Co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest centralnym systemem administracji skarbowej do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Na tej stronie znajdziesz uporządkowane informacje dotyczące tematu: KSeF faktura dla kontrahenta zagranicznego. Opis koncentruje się na aktualnych przepisach oraz komunikatach Ministerstwa Finansów.
Instrukcja krok po kroku
1. Określ typ transakcji zagranicznej
Zidentyfikuj rodzaj transakcji: eksport towarów, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), usługa dla kontrahenta z UE, usługa dla kontrahenta spoza UE. Każdy typ może mieć inne wymagania dotyczące KSeF.
2. Sprawdź obowiązek KSeF
Faktury dla kontrahentów zagranicznych co do zasady nie podlegają obowiązkowi KSeF. Możesz je jednak dobrowolnie wystawiać przez KSeF. Sprawdź aktualne przepisy dla swojego typu transakcji.
3. Przygotuj fakturę w formacie XML
Jeśli decydujesz się na wystawienie przez KSeF, przygotuj fakturę zgodną ze schematem FA(3). Użyj odpowiednich pól do oznaczenia typu transakcji zagranicznej i stawki VAT (np. 0% dla eksportu).
4. Wypełnij dane kontrahenta zagranicznego
Podaj dane kontrahenta: nazwę, adres, numer identyfikacyjny (VAT UE dla kontrahentów z UE, lub inny identyfikator). Upewnij się, że dane są zgodne z wymaganiami schematu.
5. Przekaż fakturę kontrahentowi
Kontrahent zagraniczny nie ma dostępu do polskiego KSeF. Musisz przekazać mu fakturę poza KSeF – np. jako PDF lub wydruk. Zachowaj potwierdzenie doręczenia.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Czy muszę wystawiać faktury zagraniczne przez KSeF?
Nie, faktury dla kontrahentów zagranicznych (eksport, WDT) nie podlegają obowiązkowi KSeF. Możesz je wystawiać dobrowolnie przez KSeF lub poza systemem.
Jak przekazać fakturę kontrahentowi zagranicznemu?
Kontrahent zagraniczny nie ma dostępu do polskiego KSeF. Musisz przekazać fakturę poza systemem – e-mailem jako PDF, pocztą tradycyjną lub przez portal EDI używany w handlu międzynarodowym.
Jak oznaczyć transakcję WDT w fakturze KSeF?
W strukturze FA(3) użyj dedykowanych pól do oznaczenia transakcji WDT. Podaj numer VAT UE kontrahenta i zastosuj stawkę 0% VAT. Sprawdź dokumentację schematu XSD.
Transakcje zagraniczne a KSeF
Faktury dla kontrahentów zagranicznych nie podlegają obowiązkowi KSeF. Dotyczy to: eksportu towarów, WDT (wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów), usług świadczonych dla kontrahentów zagranicznych. Wystawianie przez KSeF jest dobrowolne.
Wystawianie dobrowolne przez KSeF
Możesz dobrowolnie wystawiać faktury zagraniczne przez KSeF dla uporządkowania dokumentacji i korzystania z archiwizacji. Pamiętaj jednak, że kontrahent zagraniczny nie ma dostępu do polskiego KSeF – musisz przekazać mu fakturę inną drogą.
Identyfikacja kontrahenta zagranicznego
W strukturze FA(3) podaj dane kontrahenta: dla firm z UE – numer VAT UE; dla firm spoza UE – inny identyfikator podatkowy lub handlowy; pełny adres zagraniczny z kodem kraju.
Stawki VAT w transakcjach zagranicznych
Eksport towarów: stawka 0% VAT (przy spełnieniu warunków dokumentacyjnych). WDT: stawka 0% VAT (przy weryfikacji numeru VAT UE nabywcy). Usługi zagraniczne: różne zasady w zależności od typu usługi i miejsca świadczenia.
FAQ
Czy faktury zagraniczne muszą trafiać do KSeF?
Faktury wystawiane dla kontrahentów zagranicznych (eksport, WDT) co do zasady nie podlegają obowiązkowi KSeF. Jednak w niektórych przypadkach mogą być wystawiane dobrowolnie przez KSeF.
Jak wystawić fakturę eksportową w KSeF?
Faktura eksportowa może być wystawiona przez KSeF jako faktura ustrukturyzowana ze stawką VAT 0% dla eksportu. Należy wypełnić wszystkie wymagane pola struktury logicznej FA.
Czy faktury od zagranicznych kontrahentów trafiają do KSeF?
Nie, faktury otrzymane od zagranicznych kontrahentów nie trafiają automatycznie do polskiego KSeF. KSeF dotyczy faktur wystawianych przez polskich podatników.
Jak oznaczyć transakcję zagraniczną w fakturze KSeF?
W strukturze logicznej FA(2) i FA(3) są dedykowane pola do oznaczenia rodzaju transakcji (WDT, eksport, import usług). Sprawdź dokumentację schematu XSD dla prawidłowego oznaczenia.