KSeF wysyłanie faktur
Co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest centralnym systemem administracji skarbowej do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Na tej stronie znajdziesz uporządkowane informacje dotyczące tematu: KSeF wysyłanie faktur. Opis koncentruje się na aktualnych przepisach oraz komunikatach Ministerstwa Finansów.
Instrukcja krok po kroku
1. Przygotuj fakturę w formacie XML
Faktura musi być zgodna ze schematem XSD: FA(2) do 31 stycznia 2026 r. lub FA(3) od 1 lutego 2026 r. Sprawdź poprawność struktury i wszystkie wymagane pola. Plik musi być kodowany w UTF-8 bez znaku BOM.
2. Zaloguj się do KSeF
Użyj Aplikacji Podatnika KSeF lub zintegrowanego programu księgowego. Uwierzytelnij się Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią kwalifikowaną lub tokenem KSeF.
3. Otwórz sesję wysyłki
W przypadku API otwórz sesję interaktywną lub wsadową. Sesja interaktywna pozwala na wysyłkę pojedynczych faktur, wsadowa – na przesłanie paczki wielu dokumentów jednocześnie.
4. Zaszyfruj i wyślij fakturę
W API 2.0 faktura musi być zaszyfrowana algorytmem AES-256-CBC. Wyślij zaszyfrowany dokument do endpointu wysyłki. W Aplikacji Podatnika szyfrowanie odbywa się automatycznie.
5. Sprawdź status i pobierz UPO
Po wysłaniu sprawdź status przetwarzania. Pomyślne przetworzenie potwierdza nadanie numeru KSeF i UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Od tego momentu faktura jest uznana za wystawioną.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Faktura została odrzucona przez KSeF
Sprawdź komunikat błędu – najczęściej to błąd walidacji XSD (nieprawidłowa struktura lub brakujące pola). Popraw fakturę zgodnie z komunikatem i wyślij ponownie.
Błąd szyfrowania przy wysyłce przez API
Upewnij się, że używasz algorytmu AES-256-CBC z dopełnieniem PKCS#7. Klucz symetryczny musi być zaszyfrowany RSA-OAEP (SHA-256). Pobierz aktualny klucz publiczny KSeF.
System KSeF nie odpowiada podczas wysyłki
Sprawdź status systemu na ksef.podatki.gov.pl. W przypadku awarii skorzystaj z trybu offline24 lub poczekaj na przywrócenie dostępności systemu.
Metody wysyłania faktur do KSeF
Faktury można wysyłać na trzy sposoby: przez Aplikację Podatnika KSeF (ręcznie, bezpłatnie), przez program księgowy zintegrowany z KSeF (automatycznie) lub bezpośrednio przez API KSeF (dla integratorów). Każda metoda wymaga uwierzytelnienia i uprawnienia InvoiceWrite.
Wymagania formatu XML
Faktura musi być w formacie XML zgodnym ze schematem XSD: FA(2) do 31 stycznia 2026 r., FA(3) od 1 lutego 2026 r. Plik musi być kodowany w UTF-8 bez znaku BOM. Maksymalny rozmiar: 1 MB bez załączników, 3 MB z załącznikami.
Szyfrowanie faktur w API 2.0
W API KSeF 2.0 wszystkie faktury muszą być zaszyfrowane algorytmem AES-256-CBC z dopełnieniem PKCS#7. Klucz symetryczny jest generowany dla każdej sesji i szyfrowany algorytmem RSA-OAEP (SHA-256) przy użyciu klucza publicznego KSeF.
Wysyłka wsadowa
API KSeF umożliwia wysyłkę paczek faktur w trybie wsadowym. W API 2.0 błędy nie blokują całej paczki – każda faktura jest przetwarzana niezależnie. Dedykowany endpoint pozwala sprawdzić status błędnie przetworzonych dokumentów.
FAQ
Jak wysłać fakturę do KSeF?
Fakturę wysyłasz przez program księgowy zintegrowany z KSeF lub przez Aplikację Podatnika KSeF. Dokument musi być w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(2) lub FA(3).
Jak szybko faktura pojawia się w KSeF po wysłaniu?
Faktura pojawia się w KSeF niemal natychmiast po pomyślnym przetworzeniu przez system. Po nadaniu numeru KSeF faktura jest uznana za wystawioną.
Co się stanie, jeśli wysłanie faktury do KSeF się nie powiedzie?
Jeśli wysłanie się nie powiedzie, otrzymasz komunikat błędu. Popraw wskazane problemy i wyślij fakturę ponownie. Nieudane wysłanie nie tworzy faktury w systemie.
Czy mogę wysyłać faktury zbiorczo do KSeF?
Tak, API KSeF umożliwia wysyłanie paczek faktur. Zintegrowane programy księgowe oferują funkcję zbiorczego wysyłania wielu faktur jednocześnie.