KSeF archiwizacja faktur
Archiwizacja w KSeF
Jedna z kluczowych korzyści KSeF to automatyczna archiwizacja faktur. System przechowuje wszystkie faktury ustrukturyzowane przez 10 pełnych lat.
Przedsiębiorca nie musi prowadzić własnego archiwum faktur wystawionych i otrzymanych przez KSeF. Dokumenty są dostępne online w każdej chwili.
Faktury w KSeF są zabezpieczone przed utratą, zniszczeniem lub manipulacją. System gwarantuje autentyczność i integralność dokumentów.
Archiwizacja w KSeF eliminuje koszty przechowywania dokumentów papierowych, miejsce na archiwum oraz ryzyko zagubienia lub uszkodzenia faktur.
Dostęp do zarchiwizowanych faktur możliwy jest przez portal webowy KSeF, API lub zintegrowane systemy księgowe.
Instrukcja krok po kroku
1. Zrozum zasady archiwizacji w KSeF
KSeF automatycznie przechowuje wszystkie faktury ustrukturyzowane przez 10 pełnych lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Archiwizacja jest bezpłatna i automatyczna.
2. Zidentyfikuj faktury poza KSeF
Dla faktur wystawionych lub otrzymanych poza KSeF (np. B2C, transakcje zagraniczne) obowiązują standardowe zasady przechowywania. Musisz prowadzić własne archiwum tych dokumentów.
3. Skonfiguruj dostęp do archiwum
Upewnij się, że masz dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF lub zintegrowanego programu księgowego. Przez te narzędzia możesz przeglądać i pobierać zarchiwizowane faktury.
4. Pobieraj faktury w razie potrzeby
Faktury można pobierać z KSeF w formacie XML (oryginalnym) lub jako wizualizację PDF. Wykorzystaj funkcje eksportu i wyszukiwania do szybkiego odnalezienia potrzebnych dokumentów.
5. Zabezpiecz dostęp do konta
Chroń dostęp do konta KSeF – używaj silnych metod uwierzytelniania, regularnie przeglądaj uprawnienia użytkowników, dbaj o bezpieczeństwo tokenów i certyfikatów.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Nie mogę znaleźć starej faktury w KSeF
Użyj filtrów wyszukiwania: zakres dat, NIP kontrahenta, numer faktury. Faktury są przechowywane przez 10 lat – jeśli faktura jest starsza, mogła zostać usunięta zgodnie z polityką retencji.
Czy muszę archiwizować faktury poza KSeF?
Tak, dla faktur wystawionych lub otrzymanych poza KSeF (np. B2C, transakcje zagraniczne, faktury sprzed obowiązku KSeF) musisz prowadzić własne archiwum przez wymagany okres.
Jak pobrać dużą liczbę faktur?
Użyj funkcji eksportu zbiorczego w Aplikacji Podatnika lub endpointu POST /api/v2/invoices/exports w API. Możesz eksportować faktury zbiorczo z filtrami po dacie i kontrahencie.
Jak długo faktury są przechowywane?
Faktury ustrukturyzowane przechowywane są w KSeF przez 10 pełnych lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Jest to zgodne z wymogami przepisów podatkowych dotyczących przechowywania dokumentów.
Czy muszę mieć własne archiwum?
Nie, dla faktur wystawionych i otrzymanych przez KSeF nie musisz prowadzić własnego archiwum. System centralny zapewnia pełną archiwizację. Dla faktur poza KSeF (np. B2C, offline) obowiązują standardowe zasady przechowywania.
Dostęp do zarchiwizowanych faktur
Dostęp do faktur możliwy jest przez: portal webowy KSeF (Aplikacja Podatnika), API KSeF 2.0 dla integracji z systemami księgowymi, pobieranie faktur w formacie XML lub wizualizacji PDF.
FAQ
Czy muszę przechowywać faktury, jeśli są w KSeF?
Nie, dla faktur w KSeF nie musisz prowadzić własnego archiwum. System przechowuje je przez 10 lat. Dla faktur poza KSeF obowiązują standardowe zasady.
Jak długo faktury są w KSeF?
Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 pełnych lat od końca roku, w którym zostały wystawione.
Czy archiwizacja w KSeF jest płatna?
Nie, archiwizacja faktur w KSeF jest bezpłatna. Nie ponosisz żadnych kosztów za przechowywanie dokumentów w systemie.
Czy mogę pobrać faktury z KSeF?
Tak, możesz pobierać faktury z KSeF w formacie XML (oryginalnym) lub jako wizualizację PDF przez portal webowy lub API.