KSeF API integracja z systemem ERP
Co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest centralnym systemem administracji skarbowej do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Na tej stronie znajdziesz uporządkowane informacje dotyczące tematu: KSeF API integracja z systemem ERP. Opis koncentruje się na aktualnych przepisach oraz komunikatach Ministerstwa Finansów.
Instrukcja krok po kroku
1. Wybierz podejście do integracji
Masz dwie opcje: 1) Gotowy moduł od dostawcy ERP (szybsze wdrożenie), 2) Własna integracja przez API (większa elastyczność). Większość dostawców ERP oferuje gotowe konektory.
2. Zaktualizuj oprogramowanie ERP
Upewnij się, że system ERP obsługuje strukturę FA(3) i API KSeF 2.0. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania o dostępność aktualizacji. Zaplanuj wdrożenie z wyprzedzeniem.
3. Skonfiguruj uwierzytelnianie
Wygeneruj token KSeF przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień. Skonfiguruj token lub certyfikat w systemie ERP. Tokeny z KSeF 1.0 nie działają w API 2.0.
4. Zmapuj pola danych
Skonfiguruj mapowanie pól z systemu ERP do struktury FA(3): dane kontrahentów, pozycje fakturowe, stawki VAT, formy płatności. Upewnij się o zgodności formatów danych.
5. Przetestuj integrację
Przetestuj przepływ w środowisku testowym KSeF: wystawianie faktur, pobieranie faktur zakupu, obsługę błędów. Sprawdź wszystkie scenariusze przed uruchomieniem produkcyjnym.
6. Uruchom produkcyjnie i monitoruj
Po pomyślnych testach przejdź na produkcję. Monitoruj pierwsze transakcje, loguj błędy, szybko reaguj na problemy. Przeszkol użytkowników końcowych.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Mój system ERP nie obsługuje KSeF
Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania w sprawie aktualizacji lub modułu integracyjnego z KSeF. Większość popularnych systemów ERP oferuje lub planuje integrację z KSeF 2.0.
Integracja nie działa po aktualizacji systemu
Sprawdź, czy tokeny i certyfikaty są aktualne. Tokeny z KSeF 1.0 nie działają w API 2.0 – wygeneruj nowe przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień. Zweryfikuj też konfigurację połączenia z API.
Faktury nie są automatycznie wysyłane do KSeF
Sprawdź konfigurację automatycznej wysyłki w systemie ERP, ważność tokenu autoryzacyjnego i uprawnienia użytkownika. Upewnij się, że faktury mają poprawną strukturę XML zgodną z FA(3).
Gotowe moduły integracyjne
Większość popularnych systemów ERP oferuje gotowe moduły do KSeF: SAP (addon partnerski), Comarch ERP Optima (wbudowany), enova365 (wbudowany), Symfonia (moduł), Insert GT/Nexo (wbudowany). Skontaktuj się z dostawcą o dostępność.
Własna integracja przez API
Dla systemów bez gotowych modułów możesz zbudować własną integrację. Wymagania: SDK dla Javy/.NET lub implementacja REST API, obsługa szyfrowania AES-256/RSA, generowanie struktur XML zgodnych z FA(3), zarządzanie tokenami.
Scenariusze integracji
Typowe scenariusze: automatyczna wysyłka faktur po zatwierdzeniu, automatyczne pobieranie faktur zakupu, synchronizacja statusów faktur, obsługa korekt, archiwizacja i raportowanie.
Wymagania techniczne
System ERP musi: generować XML zgodny z FA(3), obsługiwać szyfrowanie wymagane przez API 2.0, zarządzać tokenami (odświeżanie, wygaśnięcie), logować operacje i błędy, zapewniać retry dla błędów przejściowych.
FAQ
Jak zintegrować system ERP z KSeF?
Integracja obejmuje: analizę techniczną kompatybilności systemu z wymaganiami MF, implementację połączenia przez API KSeF, przeprowadzenie testów zgodności oraz szkolenie pracowników. Wielu dostawców ERP oferuje gotowe konektory do KSeF.
Jakie programy księgowe obsługują KSeF?
Większość popularnych programów księgowych i ERP (enova365, Comarch ERP Optima, SAP, Symfonia, Insert GT/Nexo) oferuje integrację z KSeF. Sprawdź u dostawcy oprogramowania dostępność modułu integracyjnego.
Jakie są korzyści z integracji ERP z KSeF?
Korzyści to: automatyczna wymiana faktur, redukcja ryzyka błędów, skrócenie czasu obsługi dokumentów, zgodność z wymogami podatkowymi, uproszczenie raportowania oraz pełna historia dokumentów i lepsza kontrola procesów finansowych.
Czy integracja z KSeF wymaga aktualizacji oprogramowania?
Tak, systemy ERP i programy księgowe muszą być zaktualizowane pod kątem obsługi nowej struktury XML (FA3) oraz API KSeF 2.0. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania, aby uzyskać informacje o dostępnych aktualizacjach.